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        行政管理在中小企業中的地位

        作者:2017-08-30 11:32閱讀:文章來源:網絡整理

         

          摘要:從中小企業行政管理的定義出發,指出中小企業行政管理有別于其他具體職能管理工作,在中小企業內部起著樞紐作用。做好行政管理工作是中小企業有效運轉的重要前提,也是經營者提高中小企業管理水平的一個主要切入點。本文提出了目前我國中小企業行政管理中存在的問題,并對如何加強行政管理的地位提出了幾點建議。

          關鍵詞:中小企業;行政管理;核心競爭力;管理職能

          一、中小企業行政管理釋義

          (一)中小企業行政管理的基本含義

          中小企業行政管理是中小企業管理系統的一個重要組成部分。其定義是:以全面提高組織效能,提供必要的保障為目的,而對中小企業內部辦公事務、后勤事務活動的構成要素及其流通過程所作的規劃、組織、監督、控制與協調。

          中小企業行政管理部門,即辦公室或行政部,是中小企業的行政事務處理部門,也是一個綜合事務管理部門。它在企業中既扮演執行任務的角色,又扮演監督控制的角色,有時還扮演決策協調的角色。中小企業行政管理體系是中小企業的中樞神經系統。它是以總經理為最高領導、由行政副總分工負責、由專門行政部門組織實施、操作,其觸角深入到中小企業各個部門和分支機構的一個完整的系統和網絡。

          (二)中小企業行政管理的任務

          中小企業行政管理的任務,就是通過事務活動的構成要素及其流通過程,實施科學有效的規劃、組織、監督、控制、協調,為中小企業職能活動的高效展開創造條件、奠定基礎和提高保障,做到人盡其才、物盡其力、財盡其用、時盡其能、文暢其流。人盡其才,即為事務活動的有效運行提高人力資源保證,要通過科學分工、優化組合、完善行為規范、教育培訓與適當激勵,合理配置各類事務

          工作人員,明確其責任,充分發揮他們的作用;物盡其力,即為中小企業職能活動提供必要的物質條件,要合理分配和正確使用各種設備、工具、材料和能源,充分發揮其作用,厲行節約,降低消耗,力爭供求平衡;財盡其用,即為中小企業職能活動提供基本的財力保證,要量入為出,量力而行,講成本效益,講核算,使有限資金得到合理利用;時盡其能,即為中小企業職能活動的有效性提供必要的時間資源,維護事務的時效,合理配置時間,充分利用時間;文暢其流,即為中小企業職能活動提供包括文件信息在內的各種信息資源,要創造條件,充分利用和有效維護信息資源,使信息流通有序、順暢、有效。

          二、目前我國中小企業行政管理存在的問題

          目前,在我國中小企業行政管理工作中,存在著以下一些問題:

          (一)存在“機關作風”和“游擊作風”

          中小企業行政管理的實際操作中,存在著兩種傾向。一種是“機關作風”。管理人員認為中小企業行政管理就類似于政府機關管理。于是在中小企業行政管理中,完全不考慮企業實際需要和中小企業行政管理特點,照搬黨政機關行政管理那一套,搞形式主義、表面文章;繁文縟節、按部就班;清規戒律、條條框框;文牘主義、官樣文章;高高在上、頤指氣使;脫離實際等等。另一種是憑主觀意愿辦事的“游擊作風”。中小企業中沒有系統完整的規章制度、明確的逐級授權和環環相扣的工作程序;或無章可依,或有章不依,造成中小企業中“公說公有理,婆說婆有理”,互相扯皮,互相推諉;或遇事不議,或久議不決,決而不行,行而不果;重復討論,重復決定,重復勞動等等。整個企業處于一片“打亂仗”狀態,嚴重影響工作效率和員工士氣,造成人、物、財的極大浪費。

          (二)管理水平較低

          中小企業行政管理的水平較低,體現在管理人員往往對自己企業的業務不了解、不熟悉,管理時經常脫離各部門實際,發布的規定無法推行,引起其他部門的反感和排斥。各業務部門覺得行政人員礙手礙腳,甚至是手腳太長,除非有什么必須要行政管理部門幫忙解決的事情,否則寧愿與行政部門老死不相往來。行政人員也往往或是盡量不去打攪其他部門,或是對其他部門有抵觸情緒。于是陷入了惡性循環:行政管理部門對其他部門接觸越少,就越不了解,管理就越脫離實際;

          反過來,行政管理脫離實際,就越遭受各部門排斥,從而也就越不了解各部門情況。

          (三)管理內容狹隘

          這是指對于中小企業行政管理的關注點,目前仍較集中在中小企業行政活動中的具體事務上,如辦公室管理、文書管理、檔案管理、人事管理等等。為了與國家政府機關匹配,中小企業設置了相應的內部管理機關,對于這一部分機構部門的管理就成了中小企業行政管理的主要內容,從而導致對于中小企業行政管理的研究就集中在事務性范圍內,研究的重點則集中在行政事務活動開展上技術的革新和相應的行政人員素質的提升方面。

          (四)中小企業行政管理體系欠缺

          由于傳統上將中小企業內部行政機關的管理作為中心,圍繞著一些具體的事務開展工作,因此中小企業行政管理在傳統上說是缺少體系的,至少可以說這個體系是不完整的、是欠缺的。

          三、加強中小企業行政管理的對策

          (一)正確定位

          行政管理在中小企業中的正確定位是管理、協調和服務,也就是必須明確:行政管理就是服務。中小企業應根據自身的實際需要,選擇合適的、有一定程度的規范性的行政管理模式,并隨著中小企業的發展不斷進行調整,以避免“游擊作風”、打亂仗,提高員工士氣、工作效率和公司效益;同時,任何中小企業必須時刻牢記,行政管理的目的和實質在于為中小企業的根本目的服務,為中小企業的領導和各個部門、干部員工服務,而決不可本末倒置,陷入過重的“機關習氣”,否則同樣會降低員工士氣和工作效率,損害中小企業利益。中小企業行政管理必須時刻著眼于為企業的經濟利益服務,反對“為管理而管理”;必須擯棄形式主義,切實講究實效;必須講究勤儉節約,反對大手大腳;必須根據中小企業的實際需要和可能采取靈活變通的方法,一切以中小企業的利益為最高原則,反對泥古不化、因循守舊;最后,中小企業行政管理最終要落實到確立服務觀念,克服老爺作風和衙門習氣,切實搞好服務上來。

          (二)提高素質、強化職能

          中小企業每一位行政管理人員,應具有良好的敬業精神和為企業員工服務的觀念;要有較強的責任心和全局觀念;要有良好的應變能力和適應能力;要認真學習各種經濟理論和現代先進的管理知識,在駕馭中小企業能力上提升自己的素質,不斷提高協調、管理、經營、法律等方面的能力,掌握和運用現代化辦公手段,提高中小企業的行政管理效率。

          為了改變行政管理與各部門業務“兩張皮”的現象,中小企業的行政部門除了要轉變觀念、轉變作風外,更有切實效果的應該是轉化職能,也就是說要強化行政管理部門的企業管理職能。目前,很多中小企業都設有企業管理部,但因相當大一部分企業管理職能往往還保留在行政管理部門,企管部和行政部二者的職能往往重疊或沖突。在這樣情況下,企管部門實際上只起到了一個類似“法規處”的作用,在制度的執行上并無權威;而行政部門又被削弱了管理職能,淪為“總務處”。為了避免這種互相重疊和沖突造成的互相削弱,行政部與企管部應合二為一,將一般中小企業的“企業管理部”的職能注入行政部門,增強其企業管理職能。這樣行政部門深入到中小企業各部門工作,就成了自然而然、順理成章的事情;行政管理部門為了所制訂的管理制度符合實際并切實可行,為了考察各部門執行制度的情況,為了使管理能夠切實有益于各部門的業務,就必須要深入、跟蹤各部門業務的進展,并且與各部門保持良好的合作關系。反過來說,行政部門在通過增強企業管理職能而深入了各部門工作之后,也就能把行政工作做得更好。比如說,由于深入了各部門的業務,對于各部門人員的工作表現和工作能力就會了解得更多、更深入,這對搞好人員考核和任用顯然有很大助益;再如,行政管理人員在深入業務中可從中小企業管理的角度為各部門出謀劃策、做好上下溝通和跨部門協調等等,就能解決各部門自身難以解決的一些問題,甚至起到中小企業高層領導都難

          以起到的作用;等等。這一切,顯然都有利于搞好行政部門自身與各部門的協調,改善雙方的關系,改善行政部門的形象。

          (三)拓展內容、創新目標

          中小企業行政管理是行政部門從事管理中小企業行政事務的有效活動。行政管理學研究的對象就是這一活動的規律。人、結構、過程和事務對象是構成這一活動的因素,每一活動的結果是這些因素相互影響、相互作用的結果,因而這四種因素又構成了中小企業行政管理研究的具體對象。所以中小企業行政管理的內容不單單包括中小企業行政事務管理,還應該涉及:中小企業行政環境、行政文化;中小企業行政組織管理;中小企業行政協調與溝通;中小企業人事行政管理;中小企業財產物資管理;中小企業后勤服務管理和中小企業安全保障管理?,F代中小企業行政管理的目的,已不僅僅是更好地為中小企業的營銷和生產服務的傳統觀點,更本質的是通過對中小企業行政活動方面的科學有效管理,來協助完成匹配中小企業戰略的組織結構的設計與變革;開發行政人員的潛能與行政效率;培育符合中小企業文化要求的行政文化來激發中小企業活力,提高中小企業競爭力。具體說,中小企業行政管理的新目標包括:①更加有效地整合中小企業的整個行政架構,理順中小企業內外部關系,使中小企業快速高效地運轉。②更好地為中小企業的使命服務,為中小企業的各項活動提供最優的人力、財力、后勤保障、交往關系的支持。③更有效地為中小企業提供監控和保護作用。④更優地為中小企業提供文化支撐。

          (四)建立管理體系

          首先,中小企業必須建構行政管理的權力體系———中小企業行政架構。中小企業行政架構的設計與應時而變是中小企業行政管理的核心內容,這一問題主要涉及中小企業組織的概念、類型、治理結構、組織結構設計的原理和內容、中小企業組織力量的整合等相關內容,以及其后的包括行政流程的結構設計、職能分解、崗位設置、人事相合等。

          其次,建構中小企業行政管理中的技術體系———中小企業行政程式。中小企業行政管理由于特殊性,其方式方法也有相對的獨特要求。①中小企業行政管理中的領導與管理:這部分是關于在組織中行政管理人員如何進行有效領導與管理的內容。②中小企業行政管理中的溝通與協調。③中小企業行政控制與監督。最后,建構中小企業行政管理中的事務體系。包括辦公室管理、文書檔案管理、印章管理、會議管理、總務后勤管理、行政信息系統管理等。

          結束語

          行政管理工作在中小企業管理中的價值,具體是體現在是否充分利用和合理調配企業的人力、物力、財務、技術等資源;是否有利于調動廣大員工的積極性、主動性和創造性;是否有利于開源節流,提高中小企業的經濟效益,加快中小企業的發展。每一個中小企業在發展過程中都必須高度重視行政管理工作,針對行政管理中存在的問題,采取切實措施加以解決,不斷加強行政管理工作,充分發揮行政管理在我國中小企業發展中的作用,促進中小企業更好地發展。本文有速成論文網提供。

          參考文獻

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